Persondatapolitik
For at kunne indgå aftale med os på Klimagården har vi brug for følgende oplysninger:
Navn
Adresse
Telefonummer
E-mail-adresse
Fødselsår
Når der indsamles personoplysninger, via tilmeldingsblanket, sikrer vi, at det altid sker ved afgivelse af det udtrykkelige samtykke(underskrift), således at du er informeret præcis, hvilke oplysninger, der indsamles og hvorfor.
Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.
Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.
Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger
Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.
Lovlige grunde til behandling er særligt:
* Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)
* At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig
* Behandling efter lovkrav
* Behandling med samtykke
Formålene:
1) Formål med behandling af medlemsoplysninger:
* Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
* Som led i foreningens idrætsaktiviteter og andre aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning
* Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven
* Levering af varer og ydelser du har bestilt
* Administration af din relation til os
2) Formål med behandling af oplysninger på ledere og trænere:
* Håndtering af trænernes og ledernes hverv og pligter i foreningen
* Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser
* Opfyldelse af lovkrav
* Udbetaling af løn, godtgørelser, refusioner og lignende
* Administration af din relation til os
Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser
I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:
* Udøvelse af idrætsaktivitet, herunder udfærdigelse af holdopstillinger, interne resultatlister m.v.
* Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling
* Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
* Afholdelse af sociale arrangementer, sportslige aktiviteter samt andre aktiviteter
* Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen
* Videregivelse af dine almindelige personoplysninger til specialforbund i DIF, til DRF samt til DGI’s landsdelskontorer, i relevant og nødvendigt omfang i forbindelse med idrætsaktivitet
* Da foreningen er medlem af idrætsorganisationer, sker der videregivelse af oplysninger om ledere og træner til disse, for at ledere og trænere kan modtage information og aktivitets- og kursustilbud fra disse idrætsorganisationer
* Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen
* Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles oplysninger om forældrene
* Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende
Samtykke
Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.
Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.
Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder. Vores udgangspunkt er 15 år.
Indsamler vi personoplysninger på børn via informationstjenester (apps og sociale medier), kan børn fra og med de er fyldt 13 år selv afgive samtykke.
Videregivelse af dine personoplysninger
I forbindelse med idrætsaktivitet sker der videregivelse af oplysninger om deltagelse og resultater til relevant idrætsorganisation.
Der sker videregivelse af oplysninger om ledere og trænere i relevant omfang til idrætsorganisationer, som foreningen er medlem af.
Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.
Opbevaring og sletning af dine personoplysninger
Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen, som ulønnet leder eller træner eller som lønnet leder eller træner:
Medlemmer:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:
* Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 5 år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen
Ulønnede ledere og trænere:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:
* Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til [1 år] efter dit virke er ophørt
Jane Petersen på Klimagården har adgang til de oplysninger, der registreres om dig.
Den dataansvarlige på Klimagården er Jane Petersen
Oplysninger afgivet til Klimagården videregives eller sælges på ingen måde videre til tredjemand, og vi registrerer ingen personfølsomme oplysninger.
Kontakt
Tøv ikke, spørg endelig!
Hvis du har nogle spørgsmål, så er du meget velkommen til at kontakte os, enten ved at ringe eller skrive. Vi anbefaler at du ringer, da det er sådan, vi bedst muligt kan rådgive/hjælpe dig. Det er muligt at skrive til os døgnet rundt.